Privacyverklaring

Inleiding

Hoppie Zorg verwerkt persoonsgegevens van personeel en cliënten. Deze persoonsgegevens worden verzameld tijdens het primair proces zodat de werkzaamheden binnen Hoppie Zorg zo optimaal mogelijk uitgevoerd kunnen worden.

Ouders/verzorgers/cliënten moeten erop kunnen vertrouwen dat de Hoppie Zorg zorgvuldig en discreet met persoonsgegevens omgaat. Hoppie Zorg heeft daarom maatregelen getroffen m.b.t. de informatiebeveiliging. Dit privacybeleid is van toepassing op de gehele organisatie, daarnaast ook in lijn met de relevante lokale, nationale en Europese wet-en regelgeving. (AVG).

Algemeen
Voor alle cliënten geldt dat Hoppie Zorg in samenspraak met ouders/verzorgers afspraken maakt over persoonlijke gegevens en de privacy van cliënten. Hiervoor wordt akkoord gegeven door ouders/verzorgers, concreet aangeduid in de aanmeldformulieren. Vertrouwelijke (persoons)informatie wordt niet met derden gecommuniceerd, tenzij cliënt (ouder/verzorger) hier schriftelijk toestemming voor heeft gegeven. Ook dit staat opgenomen in de aanmeldformulieren.

Specifieke afspraken binnen Hoppie Zorg
Het is alléén toegestaan om foto’s en video’s te maken van cliënten met je werk telefoon als ouders hiervoor toestemming hebben gegeven.

– Het is alléén toegestaan om foto’s en video’s binnen Mextra te delen en niet via whatsapp met ouders/verzorgers.

– Het is niet toegestaan om foto’s en video’s te maken met je privé telefoon.

Bewaartermijn persoonsgegevens

Hoppie Zorg voldoet aan de wettelijke verplichting om, voor de financiële administratie, persoonsgegevens minimaal 20 jaar te bewaren.

Integriteit, vertrouwelijkheid en informatiebeveiliging

Hoppie Zorg behandelt persoonsgegevens en informatie vertrouwelijk zoals ook uitgebreid opgenomen in onze algemene voorwaarden. Wij werken digitaal via Citrix (beveiligde omgeving) waarin alle noodzakelijke informatie rondom elke client, opgeslagen staat. Binnen de Citrix omgeving maken we gebruik van ons digitale cliënten registratiesysteem Mextra. Daarnaast beschikken wij over de optie om beveiligd te mailen wanneer er sprake is van persoonsgegevens/persoonlijke informatie wat via de e-mail gedeeld moet worden. 

Op welk moment dient er gebruik worden gemaakt van beveiligd mailen?

– Op het moment dat er persoonsgegevens in staan; lees naam, achternaam, BSN nummer, e-mailadres i.c.m. woonplaats.

– Op het moment dat je bestanden deelt waar persoonsgegevens of privacy gevoelige informatie instaat mbt de cliënt/dienst gezin.